Método 5 S

Quando questionado sobre como iniciar a implementação de um programa de qualidade, o  professor Ishikawa defendia:

Sempre pela limpeza. Em ambientes sujos jamais haverá qualidade.

O 5S (cinco sensos) é o programa da Qualidade que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina dos membros de uma organização.

Segundo Houaiss (2001), senso é a faculdade de julgar, de sentir, de apreciar. Portanto, nunca se estabelece um senso, mas se planta e se cultiva, por meio de um processo educativo.

Você consegue, Daniel San.
Você consegue, Daniel San.

A denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras japonesas:

  • Seiri – utilização
  • Seiton – organização
  • Seiso – limpeza
  • Seiketsu – saúde
  • Shitsuke – autodisciplina

O método foi inicialmente aplicado após a 2a Grande Guerra, como parte de um esforço para reorganizar o país durante a chamada crise da competitividade. A adoção do 5S possibilitou a recuperação das empresas japonesas e facilitou a implantação da Qualidade Total no país. O programa demonstrou ser tão eficaz que até hoje é considerado como uma filosofia de gestão da qualidade e da produtividade.

A filosofia do 5S é centrada na mudança de hábitos e comportamentos por meio da educação, qualificação e treinamento dos recursos humanos.

Em 1991, a filosofia dos 5 sensos foi apresentada formalmente aos brasileiros por meio da Fundação Christiano Otthoni, liderada pelo professor Vicente Falconi.

Os principais objetivos do 5S são:

  • Alterar o comportamento das pessoas;
  • Transformar ambientes;
  • Reduzir custos e desperdícios;
  • Melhoria do desempenho global.
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Aaaahhdoreiiii!!!

Os custos para aplicação de um programa 5S, se comparado aos demais programas de gestão existentes, são baixos. É um pequeno investimento que traz grandes benefícios. A conscientização talvez seja a parte mais desafiadora do trabalho, principalmente em empresas brasileiras.

Como a maior dificuldade de aplicação e manutenção de um programa de qualidade é a mudança cultural das pessoas que compõem a organização (em todos os níveis hierárquicos), a filosofia 5S necessita romper uma barreira e quebrar paradigmas, algo que requer tempo e persistência.

Alguns exemplos de paradigmas que precisam ser quebrados com o 5S:

“Não quero jogar isso fora, um dia posso precisar.”

“Não precisa arrumar isto! Eu sei onde estão as coisas.”

“Não precisamos arrumar isso agora, amanhã teremos tempo. Deixemos para depois.”

“Não preciso me envolver com a limpeza e arrumação da minha estação de trabalho. Não sou pago para isso.”

É preciso eliminar quaisquer tipos de pensamentos como estes. Deste modo, a faxina mental começa antes do programa em si.

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Kiai!

Por conta desta necessidade, o 5S é dividido em “sensibilização” >> aplicação dos três primeiros sensos; e “perpetuação” >> aplicação dos dois últimos. Ou seja: todo trabalho, desde o seu planejamento até a sua manutenção, deve concentrar esforços na educação das pessoas e na conscientização, para que possa ser perpetuado:

Vou fazer assim porque tenho consciência de que é o certo e não porque alguém está olhando ou estou sendo vigiado.

Uma metodologia básica de aplicação do 5S, consiste nas seguintes etapas:

1 – PRÉ-IMPLEMENTAÇÃO – Por que é necessário uma etapa preliminar? Porque primeiro precisa haver uma determinação da Alta Direção. Um comprometimento. E isso precisa estar claro para os funcionários. Alguns funcionários, envolvidos no processo de implementação, terão atividades de trabalho extra e precisarão conciliar isso com suas tarefas diárias. A direção precisa compreender e apoiar isso. Se o líder e a equipe não estiverem motivados, certamente o trabalho: ou não irá adiante ou não terá bases sólidas. A pré-implementação deve resultar em:

  • Envolvimento dos funcionários;
  • Conscientização;
  • Diagnóstico situação atual e elaboração de um plano de ação.
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Preparando para mudança!

2 – PREPARAÇÃO/TREINAMENTO – Etapa de treinar todos (da direção ao chão de fábrica, do presidente à tia do cafezinho) a respeito do trabalho que será desenvolvido por meio do plano de ação estabelecido. Neste momento é muito importante que todos se sintam parte do processo e entendam que a filosofia 5S pode ser utilizada dentro e fora da empresa.

3 – APLICAÇÃO DOS SENSOS –  A grande faxina

É imprescindível que sejam registradas e fotografadas todas as etapas.

Seiri (utilização) – Dia do descarte

  • Separar tudo o que não tiver utilidade: materiais quebrados, obsoletos etc;
  • Descartar o que não serve;
  • Separar materiais, insumos e equipamentos sem qualquer previsão de uso;
  • Eliminar documentos, cartazes e outros materiais arquivados ou afixados além do tempo de conservação ou vigência, etc.

O esquema abaixo pode ser utilizado para auxiliar na classificação dos materiais:

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Esquema para classificação de materiais.

Seiton (organização) – Dia da organização

  • Sinalizar adequadamente os postos de trabalho (etiquetar arquivos, caixas, ferramentas; sinalizar postos de trabalhos, acessos, etc.);
  • Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar (criar zonas de separação de objetos por tipo e utilidade. Um alicate não deve estar em um armário de documentos contratuais);
  • Deixar ao alcance materiais de uso contínuo, etc.

Em um ambiente organizado é possível viver, conviver e trabalhar melhor. É possível evitar desgastes com a localização de ferramentas, por exemplo. O senso de organização refere-se à disposição dos objetos, a comunicação visual e melhoria do fluxo de pessoas. Com isto, diminui-se o cansaço físico. Em um local sinalizado, em que os recursos necessários estejam acessíveis, é possível economizar tempo e facilitar a tomada de ações emergenciais que possam ocorrer.

Seiso (senso de limpeza) – Dia da limpeza

  • Limpar instrumentos de trabalho;
  • Conservar limpas mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis em geral;
  • Inspecionar enquanto executar a limpeza;
  • Descobrir e eliminar as fontes de sujeira, etc.

Este senso tem por objetivo manter o ambiente físico limpo e agradável. Cada pessoa deve limpar a sua própria estação de trabalho e conscientizar o grupo a não sujar áreas comuns.

Vale lembrar que o ato de limpar é uma forma de inspeção, pois possibilita a identificação de defeitos, peças quebradas, rachaduras, vazamentos, dentre outros. É importante também que se estabeleçam padrões para a rotina de limpeza:

  • Qual e melhor forma de limpar?
  • Como manter limpo por mais tempo?
  • Qual a periodicidade da limpeza?

Durante o processo, profissionais qualificados podem ajudar a orientar em questões sobre ergonomia, fluxo de operação, design dos móveis, iluminação, ventilação, etc. Esta orientação também pode ser uma preciosa fonte para realização de palestras e materiais informativos.

Seiketsu (senso de saúde) – Dia da conscientização

  • Manter bons hábitos e higiene pessoal;
  • Manter limpos e higienizados ambientes de uso comum;
  • Conservar ambiente de trabalho com aspecto agradável;
  • Melhorar as condições de trabalho, promovendo a correta utilização e higienização de equipamentos de segurança, etc.

O senso da saúde refere-se à prática dos 3 sensos anteriores de forma sistematizada, ou seja: manter o descarte, manter a organização e implantar o padrão de limpeza de forma contínua, perpetuando a preocupação e atenção com a  saúde física, mental e emocional. Consiste em monitorar e controlar os estágios já alcançados para que não retrocedam.

Shitsuke (senso da autodisciplina) – Dia da disciplina

O dia da disciplina é o dia da consolidação de todo o trabalho. Quando todos assumem o comprometimento com normas, padrões éticos, morais,  técnicos e com a melhoria contínua ao nível pessoal e organizacional. Quando todos evidenciam a força do trabalho em equipe e do poder da qualidade de vida no trabalho.

O senso da autodisciplina insere no indivíduo a arte de fazer as coisas corretas naturalmente.

 4 – MELHORIA CONTÍNUA – ETAPA DE AVALIAÇÃO

  • Comparação da situação anterior com a atual (verificação dos registros e fotografias);
  • Todos devem ter conhecimento da mudança obtida: gráficos e animações que mostrem a melhoria devem ser apresentados.

A etapa de avaliação consiste em apresentar para todos os funcionários da empresa, as melhorias conquistadas durante a implementação do programa. É muito interessante também que as pessoas possam se identificar nas fotos, desta maneira verificam que são parte de um resultado comum.

Durante a etapa de melhoria, o corpo responsável pelo programa deve avaliar se os indivíduos da organização, após o aprendizado do método 5S, são capazes capaz de atuar principalmente:

  • na eliminação de desperdícios e na melhor utilização dos recursos (eficiência),
  • na mudança da mentalidade de outras pessoas pessoas no que tange a consciência de cada um ao cumprir o seu papel (contágio positivo);
  • no acompanhamento periódico e sistemático dos sensos no dia a dia da rotina (listas de verificação e planos de ação).
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Estamos de olho!

Abaixo, um cronograma que permite compreender melhor a implementação das etapas:

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Leia sobre outras ferramentas do prof. Ishikawa.


Referências bibliográficas:

MARSHALL J., Isnard, et al. 2010. Gestão da Qualidade. s.l. : FGV, 2010.

Figura adaptada original: Disponível em http://unipvirtual.com.br/material/MATERIAL_ANTIGO/gestao_qualidade/html/mod_13.html

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