Gerenciamento de projetos como diferencial competitivo

Segundo a ABNT NBR ISO 21500, um projeto é um conjunto único de processos que  consiste em atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim,  empreendidas para atingir objetivos definidos.

Podemos então aceitar o fato de que nossa vida é repleta de projetos. Não me refiro à vida profissional ou apenas ao âmbito das atividades laborais. Ainda que você, leitor, não saiba, sua vida pessoal é repleta de projetos, assim como qualquer empresa. O gerenciamento destes projetos torna o caminho até os objetivos muito mais claro, prático e eficaz. Não se trata de uma cartilha de conceitos pura e simples, mas sim da aplicação de conhecimentos, habilidades e ferramentas às atividades.

O gerenciamento de projetos difere de outras disciplinas da Administração pela natureza temporária e exclusiva dos projetos – dentro de uma organização, vários projetos vão iniciar e terminar, independente do sistema ou método de gestão que a empresa adote em sua rotina. Por isso, seja em empresas mega, pequenas ou micro, existem os projetos.

Ao refletirmos sobre os projetos que surgem como oportunidade na vida de uma empresa ou de uma pessoa, não é difícil concluir que: aqueles que os gerenciam, estão à frente dos demais que não o fazem; ou dos que não possuem a mesma compreensão e simplesmente iniciam e terminam as atividades no famoso “Deus dará”, ou seja: sem quaisquer práticas ou métodos.  Deus dará = Você dando com os burros ná água, simples assim.

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Oportunidade sem método, sem prática.

Esta vantagem competitiva é possível, porque ao contrário da burocracia (tradicional), desgaste e desperdício habitual, o gerenciamento de projetos proporciona um controle maior no que tange ao cumprimento dos prazos, custos e escopo dos projetos. Até mesmo para que seja possível identificar, ainda no início, se determinado projeto é viável ou não. Porque pode ser que não seja!

Uma pessoa pode, por exemplo, desistir do projeto de reformar a casa, por constatar que seu orçamento em determinada etapa da obra inviabilizará a obra. Assim como, uma empresa pode constatar que investir no projeto de lançamento de uma nova linha de produtos pode ser, além de viável, lucrativo em X anos.

A implementação do gerenciamento de projetos dentro de uma organização não é simples, tampouco deve ser enxergada como algo protocolar. Uma mudança de cultura é necessária ao sucesso. Escrevo isso porque sei que um dos maiores obstáculos aos métodos são as pessoas resistentes às mudanças. Atuei por muitos anos ministrando treinamentos e conheço pessoas resistentes.

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Resistentes…

A implementação precisa ser gradual e, antes de tudo, é necessário que a organização compreenda o conceito da abordagem por processos. Sem este entendimento, não há gerenciamento de projeto algum.

Outro entendimento necessário é o fato de que o esforço para implementá-lo não diz respeito somente a realização individual dos projetos, mas ao esforço da organização no gerenciamento de todos os projetos de forma coletiva e sistêmica. Hoje é possível constatar que empresas com projetos que apresentam melhor desempenho, também apresentam uma operação melhor da empresa inteira. É como se células boas juntas contribuíssem para um melhor organismo (que é a empresa).

A organização, imbuída em sua essência do gerenciamento de projetos, possui inúmeras vantagens: melhor entendimento e clareza na comunicação com o cliente e seus requisitos de entrada, melhor aproveitamento de recursos, otimização da gestão financeira e controle de desperdícios, melhor controle interno e flexibilidade de ações para lidar com os riscos, melhoria no atendimento aos prazos etc. Esses ganhos são possíveis porque o processo de cada projeto é gerido de modo individual e em etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Empresas que gerenciam projetos mantêm em suas estruturas funcionais “escritórios de projetos”. Os escritórios são grupos com autoridade e suporte organizacional destinados ao gerenciamento multidisciplinar dos projetos. Com isso, o gerenciamento de projetos vem amadurecendo e ganhando forças nas organizações.

Manter um escritório de projetos não significa que a organização irá alcançar todos os seus objetivos, mas sim que ela estará melhor preparada para lidar com imprevistos, que ela terá domínio sobre seu portfólio de tal modo, que quaisquer mudanças que venham a ocorrer ou quaisquer flexibilizações que se façam necessárias, não irão comprometer a qualidade do produto final – ou seja: do projeto concluído. Deste modo, a organização manter-se-á cada vez mais próxima de seus objetivos, sendo mais fácil alcançá-los.

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